エクセル方眼紙とOfficeソフトの使い分け

「エクセル方眼紙」って言葉をご存知でしょうか？

本来、表計算ソフトであるはずのエクセル(Excel)の作表機能を方眼紙に見立てワープロ代わりに使ってビジネス文書を作成する方法です。

WordもPowerPointも使わず、ほぼすべてのビジネス文書をExcelで作っている会社もあります。

こうしたExcel方眼紙は日本独自のビジネス習慣で外国では見かけない、と言われています。

時折、この「エクセル方眼紙」を「Excelの悪い使い方」とか「文書はWordで作るべき」などと批判している人を見かけます。

そういう人は本当にマイクロソフトOfficeをわかっているのでしょうか？

文書作成ソフトとしてのOfficeアプリの比較

Word、Excel、Power、OneNoteは目的が異なるソフトではありますが、どれも「文書作成」に使うことができます。

そして文書作成ソフトとして見た場合の機能は下表のような得意・不得意があります。

ビジネス文書ではWYSIWYGより紙サイズ非依存やプロジェクターとの相性のほうが重要では？

WYSIWYGとはWhat You See Is What You Getの略で画面で見えている内容がそのまま印刷物として得られるという意味です。

大昔のPCはこれができておらず、文書がどのように印刷されるかは実際に印刷してみるまでわからないという状態でした。

現在ではWordはほぼ完全なWYSIWYGを実現し、Excelでは画面と印刷結果が多少ずれる場合がある程度です。

大昔のPCはもちろん論外なのですが、ビジネス文書であればExcel程度のWYSIWYGで充分ではないでしょうか。

ビジネス文書でなくDTP(Desktop Publishing)用途であれば完璧なWYSIWYGが求められますが、Wordでは力不足でPublisherの出番となります。

ちなみにPublisherはOffice Professional 2019に含まれています。

もっと言ってしまえばDTP分野でマイクロソフトOfficeの出る幕はなくAdobeということになるかもしれません。

そして、WYSIWYGの実現のためにWordはA4やB3といった「紙サイズ」に強く依存しています。

しかし現在、ビジネス文書の閲覧は印刷ではなく画面が主流です。

またはプロジェクターに文書を映して大人数で議論する場面も多いです。

PCの画面やプロジェクターではA4やB4のような紙サイズを基に作られた文書は閲覧しずらいのです。

ビジネス文書は長文より図、表、グラフ

多数の章を含む長文を書くなら圧倒的にWordに軍配があがります。

しかし、大多数のビジネス文書は「少ない文字数でいかに理解してもらえるか」が鍵になります。

長文など論外で、図や表、グラフでわかりやすさを追求するわけです。

図なら圧倒的にPowerPoint、表とグラフならExcelというわけです。

ちなみに図面、組織図、地図、ワークフローなどの作図に特化したVisioというアプリもあります。

VisioはOfficeスイートには含まれていませんが、マイクロソフトの製品のためExcelやPowerPointと同じUI(ユーザーインターフェイス)で操作できます。

ExcelやPowerPointと違うのはStandard版(1人で編集)とProfessional版(複数人で共同編集)が別れている点です。

1枚ペラの文書ならOneNoteで業務効率化

職場や部署によっては1枚ペラの文書というのは結構多いです。

主に社内や部内に配布されるために使われます。

長文でもなくWYSIWYGも要求されない、そしてPCの階層フォルダを探しまわって以前に作成された文書をコピーして作成することが多い、

そんな文書はWordでもExcelでもなくOneNoteで作ると業務効率化につながります。

OneNoteは本来デジタルノートアプリであり、WordやExcelと比べると文書の表現力はそれほど高くありません。

しかし、文書ファイルを管理する必要がないという圧倒的なメリットがあります。

OneNoteの検索窓に適当なキーワードを入れるだけで過去の文書がすぐに見つかるのです。

もちろん、OneNoteのデータは複数人で共有できます。

専用ソフトのほうが楽なもの

WordやExcelといったOfficeアプリはどんな文書や資料でも作れる汎用アプリです。

ただ、以下のようなものはOfficeアプリより、専用ソフトを使ったほうが遥かに楽に作成できます。

• スケジュール表
• 新聞のようなレイアウト
• 見積書、納品書、請求書、領収書
• ホームページ
• 年賀状
• 楽譜

スケジュール表

スケジュール作成作業でエクセルで「作図」だけしている人も多いかと思います。

しかし、スケジュールを「作図」するのは骨が折れる作業です。

スケジュールを「作成」し、「自動的にスケジュール表を作図」するソフトを使ったほうが楽なのではないでしょうか。

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office-word-excel.com

新聞のようなレイアウト

Wordがほぼ完全なWYSIWYGを実現できるといってもこのような縦書きの多段組を作るのは苦労します。

こういったものはWordではなく専用ソフトを使ったほうが簡単です。

見積書、納品書、請求書、領収書

見積書、納品書、請求書、領収書はOfficeソフトで作られる書類の代表格です。

しかし、これらの書類はfreeeなどの会計ソフトの機能で作成したほうが管理が楽です。

freee

ホームページ

ExcelやWordなどはファイル保存時に「ファイル形式」として「Webページ(.htm)」として保存するとHTMLファイルを出力できます。

しかし、それをホームページの1部として使う方法は簡単ではありませんし、もしできたとしても品質的に納得できない可能性が高いです。

素直にホームページ作成ツールを使ったほうが遥かに簡単に品質に問題のないものを作れます。

ちなみに日本には「どんな書類もマイクロソフトOffceで作る」と同様に「どんなホームページもWordPressで作る」と風潮があるようですが、WordPressも万能ではありません。

年賀状

年賀状はWordでできなくもないですが以下のような手間がかかります。

• 毛筆フォントの入手
• 年賀状デザインの入手
• 住所データとの連携

そのため、Wordより専用ソフトを使ったほうが遥かに楽です。

楽譜

楽譜の作成も専用アプリが楽です。