会社の事務所でExcelやWordを使っていると出先でもExcelやWordのファイルを編集する必要が出る場合があります。
そのために重いノートパソコンを持ち歩くのも1つの方法ではありますが、ノートパソコンより軽くて小さいiPadや普段使っているiPhoneでもマイクロソフトOffice (Office Mobile)を使うことができます。
無料でインストール
ExcelやWordはiPadやiPhoneの普通のアプリと同様にApp Storeからインストールできます。
以下のキーワードでApp Storeを検索するとマイクロソフトOfficeの各アプリが見つかります(ExcelやWordにはマイクロソフト以外が提供する互換アプリもあります)。
- Microsoft Excel
- Microsoft Word
- Microsoft Powerpoint
- Microsoft OneNote
- Microsoft Outlook
- Microsoft OneDrive
Office 2016のようにExcel、Word、PowerPoint・・・等が一度にインストールされるわけではなく、個々にインストールが必要です。
無料でOfficeファイルを編集する
インストールしただけではExcelやWordなどのOfficeファイルが閲覧できるだけです。
Officeファイルを編集するためにはMicrosoftアカウントでログインする必要があります。
Microsoftアカウントは以下のリンクから無料で取得できます。
ただし、無料(後述のOffice 365を契約しない状態)での編集には以下の制限があります。
商用利用できない
商用利用とは仕事に使うことです。
つまり、Office 365の契約無しにiPadやiPhoneで会社のWordファイルやExcelファイルを編集することはできません。
10.5インチと12.9インチのiPad Proでは編集できない
iPadやiPhone向けのマイクロソフトOfficeであるOffice Mobileは画面サイズが10.1インチ未満のデバイスではMicrosoftアカウントでログインすることで無料で基本的な編集機能を利用できる、ことになっています。
すべてのiPhoneとProでないiPadは画面サイズが10.1インチ未満のため、前述の通り無料で編集機能が利用できるわけです。
しかし、iPad Proには9.7、10.5、12.9インチの3種類があります。
9.7インチのiPad ProならOffice 365の契約なしで編集機能が利用できます。
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しかし、10.5インチと12.9インチのiPad Proは画面サイズが10.1インチ以上のため、Office 365の契約がないとOfficeファイルを閲覧することしかできないのです。
一部の機能が制限される
Office 365の契約がない状態ではiPadとiPhoneで使えるOffice 365の追加機能が制限されています。
Word
- セクション区切りを挿入する
- ページ レイアウトで列を使用する
- ページごとにヘッダーとフッターをカスタマイズする
- ページの向きを変更する
- 変更を記録して確認する
- 図形にユーザー設定の色を追加する
- ワードアートを挿入および編集する
- 画像に影と反射のスタイルを追加する
- グラフ要素を追加して修正する
- 表のセルをユーザー設定の色の影で強調表示する
Excel
- ピボットテーブルのスタイルとレイアウトをカスタマイズする
- 図形にユーザー設定の色を追加する
- ワードアートを挿入および編集する
- 画像に影と反射のスタイルを追加する
- グラフ要素を追加して修正する
PowerPoint
- プレゼンテーション中に発表者ツールで発表者のノートを確認する
- 図形にユーザー設定の色を追加する
- ワードアートを挿入および編集する
- 画像に影と反射のスタイルを追加する
- グラフ要素を追加して修正する
- 表のセルをユーザー設定の色の影で強調表示する
すべての機能を利用する
Office 365を契約することでiPadやiPhoneで以下のすべてが利用できるようになります。
- 商用利用(会社のOfficeファイルをiPadやiPhoneで編集する等)する。
- 10.5インチか12.9インチのiPad Proで編集する。
- 一部の制限された機能を使う。
Office 365とは1年間、または1ヶ月間、マイクロソフトOfficeが利用できる契約です。
パソコンでマイクロソフトOfficeを使っていない場合
WindowsにMacなどのパソコンでマイクロソフトOfficeを使っていないなら、Office 365 Soloを契約することで、Office Mobileのすべての機能を利用できます。
Officeがプリインストールされているパソコンの場合
WindowsパソコンにはマイクロソフトOfficeがインストールされている状態(プリインストール)で売られているものがあります(MacではOfficeプリインストールはありません)。
もし、プリインストールされているOfficeに「Office 365サービス」が付属していれば、購入から1年間はOffice Mobileのすべての機能を利用できます。
パソコンに貼られているロゴに「1年間無料のOffice 365サービス」があればOffice 365サービスが付属しています。
「1年間無料のOffice 365サービス」のロゴがない場合
古いバージョンのマイクロソフトOfficeがプリインストールされている場合、Office 365サービスが付属しておらず、「1年間無料のOffice 365サービス」のロゴもありません。
その場合、Office 365 Soloを契約することで、Office Mobileのすべての機能を利用できるようになります。
プリインストールされている古いバージョンのOfficeはOffice 365 Soloで最新のバージョンにすることができます。
Office 365サービスの期限が切れている場合
Office 365サービスの有効期限は1年間です。
「1年間無料のOffice 365サービス」のロゴがあるPCでも購入から1年で有効期限が切れます。
その場合、以下のリンクから1年間Office 365サービスを延長することができます。
Office 365 Solo以外のOfficeを購入している場合
購読型(1年間、または1ヶ月契約)のOffice 365 Soloでなく、買い切り型のマイクロソフトOfficeを購入している場合です。
買い切り型のOfficeにはOffice 365サービスを追加することはできません。
そのため、Office Mobileのすべての機能を使うためには新たに購読型のOffice 365 Soloを契約する必要があります。
折りたたみキーボード
iPhoneでWordやExcelのファイルを「編集」するようになると、気になることがあります。
iPhoneの画面の半分近くをソフトウエアキーボードが占有してしまうのです。
iPhone対応の物理キーボードはたくさん売られているので、それらを接続すればソフトウエアキーボードは表示されなくなります。
しかし、せっかく小さなiPhoneでWordやExcelが使えるに物理キーボードを持ち歩くのは気がすすまないと思います。
そこでおすすめは折りたためるキーボードです。
小さく折りたためるのはもちろん、通常のキーボードより重量も軽いためです。
特に議事録のためだけにノートパソコンを持ち歩いているなら一度、iPhone + 折りたたみキーボードを試してみてはいかがでしょうか。