OneNoteとはマイクロソフトのデジタルノートアプリです。
デジタルノートアプリではEvernoteがもっとも有名だと思いますが、そのEvernoteのマイクロソフト版といった感じです。
3種類のOneNote
現在は3種類のOneNoteが存在しています。
- Office版OneNote
- 無料版OneNote (旧称OneNote 2016)
- OneNote for Windows 10
| Office版 OneNote | 無料版 OneNote | OneNote for Windows 10 | |
|---|---|---|---|
| 配布形態 | Officeと同時に インストール | 無料ダウンロード | Windows10に プリインストール マイクロソフトストア |
| 商用利用 | ◯ | × | ◯ |
| サポート | 継続予定 | ? | 終了予定 |
迷走の末、OneNote for Windows 10は廃止へ
OneNoteはOffice 2016までOfficeスイート(WordやExcelなどのOfficeアプリをセットにした製品)に含まれていました。
ところが、Office 2016に含まれていたOneNote 2016が無料化され、誰でも自由にダウンロードできるようになりました(現在、OneNote 2016という名称は使われておらず、無料版は単に「OneNote」と呼ばれています)。
そのためか、Office 2019の発売時にはOneNoteが含まれず、OneNote 2019という製品も存在しません。
また、Windows 10にOneNote for Windows 10がプリインストールされ、OneNoteはそのOneNote for Windows 10に一本化されるとされていました。
しかし、2021年8月に逆にOneNote for Windows 10が廃止され、OneNoteに一本化されると発表されました。
そして、年内にリリース予定のOffice 2021には2019で削除されたOneNoteが復活する予定です。
OneNote for Windows 10が廃止されると、商用利用可のOneNoteはOffice版のみとなります。
いつでもどこでも読み書きできる
OneNoteは起動するとすぐにノートを読んだり書いたりできます。
ExcelやWordと違いファイルを開いたり、保存したりする必要はありません。
読みたい時にすぐに読め、書きたい時にすぐに書けます。
さらにマルチプラットフォーム対応(以下)で特別な操作をしなくてもノートが同期されるため、外出先でスマホのOneNoteで書いたノートを自宅のパソコンのOneNoteですぐに読めます。
ページ間をリンクできる
Webサイトではリンクをクリックすると他のページにジャンプします。
それと同じことをOneNoteのページ間でも実現できます。
つまり、ページ内のリンクをクリックすると別のページに遷移させられます。
ページ間を有機的にリンクさせることで単なるページの集合以上のノートにすることができます。
文字や図形を手書きできる
Surfaceなどペンをサポートしたパソコンやタブレットではペンで文字や図形を手書きできます。
超高速にペラ文書を作成し管理できる
Wordで1ページだけのペラの文書を作成することがよくありました。
主に社内向けの簡単な文書です。
過去の文書を再利用する場合がほとんどのため、一度作った文書は残しておきます。
そのため以前は、1ページだけのWordファイルが大量にあり、ファイル管理には悩まされていました。
それらをOneNoteで管理するようになってファイル管理からは解放されたのですが、慣れというものは恐ろしく、ペラ文書のためにWordを起動するのが面倒に思えてきました。
それで始めたのがOneNoteでペラ文書を作ることです。
OneNoteは画像、図形、表をノートアプリとは思えない表現力で作成することができます。
さすがにWordにはかなわず複数ページの文書作成は無理ですが、ペラ文書の作成には充分です。
OneNoteで過去文書検索し、それを基に新しいペラ文書を完成させるまで数分という超高速業務が実現できています。
データベース、ファイル整理に使える
マイクロソフトOfficeにはデータベースアプリとしてAccessがあります。
しかし、Accessは定形データを扱うためのRDB(リレーショナルデータベース)であり、使用するためにはデータベース開発が必要なうえ、開発しても決められた形式のデータしか管理できません。
通常の用途で必要とされるデータベースとは次のような非定形情報をなんでも保存し、必要な時に検索していつでも取り出せるものではないでしょうか。
- 録音データ
- 書類
- 写真
- 音楽
- WEBページの内容
こういったデータをファイルとして階層フォルダで管理している人は多いと思います。
そしてデータを探す時は「2010年」フォルダの下の「仕事」フォルダの下の……などと階層フォルダを開いていき、それらしいファイル名が見つかったらファイルを開いて内容を確認する……
もし違うファイルだったら次は「2011年」フォルダを開けてみよう……。
私も長い間、この「階層フォルダ管理」にムダな時間を費やしていましたが、OneNoteをデータベースとして使い出してから必要なデータは数秒で見つかるようになりました。
ファイルは階層フォルダでなくOneNoteで管理するのです。
OneNoteであれば単にファイルを保存するだけでなくページに補足情報を追記することも、前述のように関連するページとリンクさせることもできます。
例えば会議を録音した「20150625_会議.wma」という録音データがあるとします。
このファイルを階層フォルダに保存したら1年後にはもう活用されないハードディスクのゴミとなっている可能性が高いです。
しかし、OneNoteでこの録音データをWordの議事録や会議で議論したExcelの予算データとリンクして保存したら……。
1年後にOneNoteで何かのキーワードで検索すると議事録や予算データが引っかかり、それにリンクされた録音データもでてきて「議事録には記載がないけどこんな発言があったんだ」ということはよくあります。
これがOneNoteの便利さです。
Evernoteとの違い
デジタルノートアプリとしてはOneNoteの他にEvernoteも有名です。
OneNoteとEvernoteの違いについては以下の記事をどうぞ。
ノートはOneDriveに保存される
パソコンやスマホ間でノートを共有するためにはローカルハードディスク等ではなく、インターネット上にノートを保存する必要があります。
そのため、OneNoteのノートデータはすべてOneDriveに保存されます。
OneDriveとはマイクロソフトが提供しているオンラインストレージです。
Microsoftアカウントを取得した時点で5GBのOneDrive容量が使えるようになっています。
しかし、OneNoteにあらゆるデータを放り込んで便利に使っているとOneDriveの容量が足りなくなる場合があります。
OneDriveの容量はMicrosoft 365 Personalを契約すると1TB(1024GB)に増量されます。
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