OneNoteとは
OneNoteとはマイクロソフトのデジタルノートアプリです。
WordやExcelなどと異なり、無料で使用できます(ただし、5GB以上のデータを保存する場合は有料)。
OneNote for Windows 10は廃止予定
Windows 10には「OneNote for Windows 10」というOneNoteのWindows 10専用版がプリインストールされていました。
このOneNote for Windows 10は現在のOneNoteとは別物で2025年10月にサポート終了が予定されています(Windows 10も同時にサポート終了となります)。
OneNote for Windows 10を使っている場合、早めに以下の手順でOneNoteに移行しておくと安心です。
- OneNoteをインストールする。
- OneNote for Windows 10で作成したノートが新しいOneNoteで閲覧できることを確認する。
- OneNote for Windows 10をアンインストールする。
ノートに挿入したファイル内容の検索
OneNoteにはテキストだけでなく画像、Officeファイル(.docxや.xlsxなど)、PDFも保存できます。
それらのファイルは「添付」でなく「挿入」した場合に内容もテキスト検索対象になります。
| 内容のテキスト検索 | ||
|---|---|---|
| 画像ファイル (.pngや.jpgなど) | 挿入のみ | ◯ (画像内の文字が認識される) |
| Officeファイル (.docxや.xlsxなど) | 添付 | × |
| 挿入 | ◯ | |
| PDFファイル | 添付 | × |
| 印刷イメージの挿入 | ◯ |
ちなみに最近話題のNotionというノートアプリは画像内の文字やファイルの中身の検索はできません。
Webページ保存
EdgeブラウザやChromeブラウザで「OneNote Web Clipper」というブラウザ拡張を使うとWebページを資料として保存したり、保存したWebページにメモ等を書き込んだりするできます。
いつでもどこでも読み書きできる
OneNoteは起動するとすぐにノートを読んだり書いたりできます。
ExcelやWordと違いファイルを開いたり、保存したりする必要はありません。
読みたい時にすぐに読め、書きたい時にすぐに書けます。
さらにマルチプラットフォーム(Mac / iPhone / iPad / Android)対応で特別な操作をしなくてもノートが同期されるため、外出先でスマホのOneNoteで書いたノートを自宅のパソコンのOneNoteですぐに読めます。
ページ間をリンクできる
Webサイトではリンクをクリックすると他のページにジャンプします。
それと同じことをOneNoteのページ間でも実現できます。
つまり、ページ内のリンクをクリックすると別のページに遷移させられます。
ページ間を有機的にリンクさせることで単なるページの集合以上のノートにすることができます。
手書きのノートを作成できる
Surfaceなどペンをサポートしたパソコンではペンで文字や図形を手書きできます。
超高速にペラ文書を作成し管理できる
Wordで1ページだけのペラの文書を作成することはよくありました。
主に社内向けの簡単な文書です。
過去の文書を再利用する場合がほとんどのため、一度作った文書は残しておきます。
そのため以前は、1ページだけのWordファイルが大量にあり、ファイル管理には悩まされていました。
それらをOneNoteで管理するようになってファイル管理からは解放されたのですが、慣れというものは恐ろしく、ペラ文書のためにWordを起動するのが面倒に思えてきました。
それで始めたのがOneNoteでペラ文書を作ることです。
OneNoteは画像、図形、表をノートアプリとは思えない表現力で作成することができます。
さすがにWordにはかなわず複数ページの文書作成は無理ですが、ペラ文書の作成には充分です。
OneNoteで過去文書を検索し、それを基に新しいペラ文書を完成させるまで数分という超高速業務が実現できています。
データベース、ファイル整理に使える
マイクロソフトOfficeにはデータベースアプリとしてAccessがあります。
しかし、Accessは定形データを扱うためのRDB(リレーショナルデータベース)であり、使用するためにはデータベース開発が必要なうえ、開発しても決められた形式のデータしか管理できません。
通常の用途で必要とされるデータベースとは次のような非定形情報をなんでも保存し、必要な時に検索していつでも取り出せるものではないでしょうか。
- 録音データ
- 書類
- 写真
- 音楽
- WEBページの内容
こういったデータをファイルとして階層フォルダで管理している人は多いと思います。
そしてデータを探す時は「2010年」フォルダの下の「仕事」フォルダの下の……などと階層フォルダを開いていき、それらしいファイル名が見つかったらファイルを開いて内容を確認する……
もし違うファイルだったら次は「2011年」フォルダを開けてみよう……。
私も長い間、この「階層フォルダ管理」にムダな時間を費やしていましたが、OneNoteをデータベースとして使い出してから必要なデータは数秒で見つかるようになりました。
ファイルは階層フォルダでなくOneNoteで管理するのです。
OneNoteであれば単にファイルを保存するだけでなくページに補足情報を追記することも、前述のように関連するページとリンクさせることもできます。
例えば会議を録音した「20150625_会議.wma」という録音データがあるとします。
このファイルを階層フォルダに保存したら1年後にはもう活用されないハードディスクのゴミとなっている可能性が高いです。
しかし、OneNoteでこの録音データをWordの議事録や会議で議論したExcelの予算データとリンクして保存したら……。
1年後にOneNoteで何かのキーワードで検索すると議事録や予算データが引っかかり、それにリンクされた録音データもでてきて「議事録には記載がないけどこんな発言があったんだ」ということはよくあります。
これがOneNoteの便利さです。
ノートはOneDriveに保存される
パソコンやスマホ間でノートを共有するためにはローカルハードディスク等ではなく、インターネット上にノートを保存する必要があります。
そのため、OneNoteのノートデータはすべてOneDriveに保存されます。
OneDriveとはマイクロソフトが提供しているオンラインストレージです。
Microsoftアカウントを取得した時点で「OneDrive Basic」の5GBの容量を無料で使えます。
しかし、5GBではOneNoteに画像や動画を放り込んでいるとすぐに足りなくなります。
OneDriveの容量を増やす方法には以下があります。
| OneDrive Basic | OneDrive Standalone | Microsoft 365 Personal | Microsoft 365 Family | |
|---|---|---|---|---|
| 料金 | 無料 | 2,224円/年 | 12,984円/年 | 18,400円/年 |
| OneDrive 容量 | 5GB | 100GB | 1,000GB (1TB) | 6,000GB (1TB/人) |
| 利用可能 人数 | 1人 | 6人 | ||
| マイクロソフト Office | ✕ | Word / Excel / PowerPoint / Outlook / Access / Publisher | ||
| 商用利用 | ◯ | ✕ | ||
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