OneNoteとはマイクロソフトのデジタルノートアプリです。
デジタルノートアプリではEvernoteが最も有名だと思いますが、そのEvernoteのマイクロソフト版といった感じです。
OneNoteとOneNote 2016
現在は2種類のOneNoteが存在しています。
- OneNote
- OneNote 2016
「2016」がつかないOneNoteとつくOneNote 2016です。
「2016」がつかないOneNoteはWindows 10にプリインストールされているため、「OneNote for Windows 10」と呼ばれることがあります。
OneNote 2016はサポート終了が予定されおり、既に新機能追加はストップしています。
| OneNote | OneNote 2016 | |
|---|---|---|
| 新機能 | 随時追加 | 追加予定なし |
| サポート終了 | – | 2020年10月(メインストリーム) 2025年10月(延長) |
| 提供方法 | Windows 10にプリインストール 無料ダウンロード Office 365 Office 2019 | Office 2016 |
OneNote 2016の機能はOneNoteに段階的に実装されていますが、現時点では以下の機能はOneNote 2016でしか使えません。
- OneDrive以外へのデータ保存
- 手書き文字のテキスト変換
- 数式エディター
- カスタムタグ
- ページのテンプレート
- Outlookタスクの作成
- ビデオ録画
- COMアドイン
もしOneNote 2016を使っていて、かつそれらの機能が不要であればOneNoteに移行するのがおすすめです。
以降の内容は2016でないOneNoteをベースにしています。
いつでもどこでも読み書きできる
OneNoteは起動するとすぐにノートを読んだり書いたり出来ます。
ExcelやWordと違いファイルを開いたり、保存したりする必要はありません。
読みたい時にすぐに読め、書きたい時にすぐに書けます。
さらにマルチプラットフォーム対応(以下)で特別な操作をしなくてもノートが同期されるため、外出先でスマホで書いたノートは自宅のパソコンですぐに読めます。
- Windows 10 (標準でOneNoteが含まれています)
- Windows 8/7
- Mac
- iOS(iPhone/iPad)
- Android
ページ間をリンクできる
Webサイトではリンクをクリックすると他のページにジャンプします。
それと同じことをOneNoteのページ間でも実現できます。
つまり、ページ内のリンクをクリックすると別のページに遷移させられます。
ページ間を有機的にリンクさせることで単なるページの集合以上のノートにすることができます。
文字や図形を手書きできる
Surfaceなどペンをサポートしたパソコンやタブレットではペンで文字や図形を手書きできます。
手書きできるノートアプリは他にもありますが、OneNoteと同等以上の機能を持つものは見つかりません。
超高速にペラ文書を作成し管理できる
Wordで1ページだけのペラの文書を作成することがよくありました。
主に社内向けの簡単な文書です。
過去の文書を再利用する場合がほとんどのため、一度作った文書は残しておきます。
そのため以前は、1ページだけのWordファイルが大量にあり、ファイル管理には悩まされていました。
それらをOneNoteで管理するようになってファイル管理からは解放されたのですが、慣れというものは恐ろしく今度はペラ文書のためにWordを起動するのが面倒に思えてきました。
それで始めたのがOneNoteでペラ文書を作ることです。
OneNoteは画像、図形、表をノートアプリとは思えない表現力で作成することができます。
さすがにWordにはかなわず複数ページの文書作成は無理ですが、ペラ文書の作成には充分です。
OneNoteで過去文書検索し、それを基に新しいペラ文書を完成させるまで数分という超高速業務が実現できています。
データベース、ファイル整理に使える
マイクロソフトOfficeにはデータベースアプリとしてAccessがあります。
しかし、Accessは定形データを扱うためのRDB(リレーショナルデータベース)であり、使用するためにはデータベース開発が必要なうえ、開発しても決められた形式のデータしか管理できません。
通常の用途で必要とされるデータベースとは次のような非定形情報をなんでも保存し、必要な時に検索していつでも取り出せるものではないでしょうか。
- 録音データ
- 書類
- 写真
- 音楽
- WEBページの内容
こういったデータをファイルとして階層フォルダで管理している人は多いと思います。
そしてデータを探す時は「2010年」フォルダの下の「仕事」フォルダの下の・・・、などと階層フォルダを開いて行き、それらしいファイル名が見つかったらファイルを開いて内容を確認する・・・。
もし違うファイルだったら次は今度は「2011年」フォルダを開けてみよう・・・。
私も長い間、この「階層フォルダ管理」に無駄な時間を費やしていましたが、OneNoteをデータベースとして使い出してから必要なデータは数秒で見つかるようになりました。
ファイルは階層フォルダでなくOneNoteで管理するのです。
OneNoteであれば単にファイルを保存するだけでなくページに補足情報を追記したり、前述のように関連するページとリンクさせることができます。
例えば会議を録音した「20150625 会議.wma」という録音データがあるとします。
このファイルを階層フォルダに保存したら1年後にはもう活用されないハードディスクのゴミとなっている可能性が高いです。
しかし、OneNoteでこの録音データをWordの議事録や会議で議論したExcelの予算データとリンクして保存したら・・・。
1年後にOneNoteで何かのキーワードで検索すると議事録や予算データが引っかかり、それにリンクされた録音データもでてきて「議事録には記載がないけどこんな発言があったんだ」ということはよくあります。
これがOneNoteの便利さです。
Evernoteとの違い
デジタルノートアプリとしてはOneNoteの他にEvernoteも有名ですが、何が違うのでしょうか。
ノートはOneDriveに保存される
パソコンやスマホ間でノートを共有するためにはローカルハードディスク等ではなく、インターネット上にノートを保存する必要があります。
そのため、OneNoteのノートデータはすべてOneDriveに保存されます。
OneDriveとはマイクロソフトが提供しているオンラインストレージです。
Microsoftアカウントを取得した時点で5GBのOneDrive容量が使えるようになっています。
しかし、OneNoteにあらゆるデータを放り込んで便利に使っているとOneDriveの容量が足りなくなる場合があります。
OneDriveの容量はOffice 365 Soloで1TB(1024GB)に増量されます。
そのため、OneNoteを活用したいのであればOffice 365 Soloがおすすめです。
Windows PC / Mac / iOS / Androidで利用可能
Office 365 SoloはOneDriveの増量以外にも様々なメリットがあります。
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