OneNoteとEvernote

OneNote

デジタルノートアプリOneNoteが最初にリリースされたのは今から10年以上前の2003年で最初のバージョンはOneNote 2003でした。

2003と言ってもOffice 2003には含まれておらず、単体販売のみでした。

Office 2007からマイクロソフトOfficeに含まれるようになったにもかかわらず、あまり活用されていない感があります。

デジタルノートアプリとしてはOneNoteよりもEvernoteのほうが知名度が高ったのですが、Evernoteの料金プランが2016年7月に変更されたことで、EvernoteからOneNoteへ移行する人は多いようです。

Evernoteの代わりとしてのOneNote
2016年6月にEvernote(エバーノート)の料金プランが変更されました。 改悪ともとれるような内容のため、Evernot...

OneNoteにはEvernoteにはないメリットがあります。

OneNoteとEvernoteの違い

OneNote
(Office 365 Solo)		 Evernote
(EVERNOTEプレミアムパック)
ノートの整理方法 階層管理 タグ管理
添付ファイルサイズ 無制限 200 MB
アップロード制限 1TB (1024GB) 10GB / 月
ノートの表現力 作図、作表、手書き入力も可能 リッチテキストエディタ程度
料金 12,744円/年 4,000円/年
マイクロソフトOffice Office 365 Soloに含まれる 別途購入

ノートの整理方法の違い

OneNoteではノートを階層管理します。

OneNoteは複数の「ノートブック」を持ち、「ノートブック」の中に複数の「セクション」があります。

そして「セクション」は複数の「ページ」を持っています。

パソコンの階層フォルダのような感じです。

Outlookのような一昔前のメールアプリもメールを階層で管理します。

OneNoteでノートを扱う時はこの「ページ」はどの「ノートブック」のどの「セクション」にあるのがいいのが、常に階層構造を意識する必要があります。

この階層構造のノートは勉強したことを整理しながらまとめるような時に有用です。

OneNote

 

EvernoteにはOneNoteのような階層の概念はありません。

ノートは「タグ」をつけて整理、またはそもそもノートを整理せず、なんでもかんでもEvernoteに放り込んでおいて、全文検索で探しだす、という使い方をします。

これはGmailでのメールの扱いに似ています。

デジタルノートとしてOneNoteよりEvernoteのほうが人気があるのはこのノートの整理方法の違いが大きいように思います。

ノートの表現力の違い

OneNote

 

最近はA4 1枚程度の簡単な文書はEvernoteで作成して印刷するようになりました。

つまり、Evernoteを簡易ワープロとしても使っています。

Wordで作るよりも簡単て後で検索するのが楽で、何よりWordファイルを管理する手間がないためです。

ただ、Evernoteはワープロソフトではないためノートの表現力には限界があり、リッチテキストエディタ程度の表現しかできません。

それに対してOneNoteは作図や手書き入力などで表現力の高いノートを作成できます。

データベース、ファイル整理に使えるか？

マイクロソフトOfficeにはデータベースアプリとしてAccessがあります。

しかし、Accessは定形データを扱うためのRDB(リレーショナルデータベース)であり、使用するためにはデータベース開発が必要なうえ、開発しても決められた形式のデータしか管理できません。

通常の用途で必要とされるデータベースとは次のような非定形情報をなんでも保存し、必要な時に検索していつでも取り出せるものではないでしょうか。

  • 録音データ
  • 書類
  • 写真
  • 音楽
  • WEBページの内容

こういったデータをファイルとして階層フォルダで管理している人は多いと思います。

階層フォルダ

そしてデータを探す時は「2010年」フォルダの下の「仕事」フォルダの下の・・・、などと階層フォルダを開いて行き、それらしいファイル名が見つかったらファイルを開いて内容を確認する・・・。

もし違うファイルだったら次は今度は「2011年」フォルダを開けてみよう・・・。

私も長い間、この「階層フォルダ管理」に無駄な時間を費やしていましたが、OneNoteをデータベースとして使い出してから必要なデータは数秒で見つかるようになりました。

ファイルは階層フォルダでなくOneNoteで管理するのです。

OneNoteであれば単にファイルを保存するだけでなく、関連する情報とハイパーリンクしたり、情報を追加できます。

例えば会議を録音した「20150625 会議.wma」という録音データがあるとします。

このファイルを階層フォルダに保存したら1年後にはもう活用されないハードディスクのゴミとなっている可能性が高いです。

しかし、OneNoteでこの録音データをWordの議事録や会議で議論したExcelの予算データとリンクして保存したら・・・。

1年後にOneNoteで何かのキーワードで検索すると議事録や予算データが引っかかり、それにリンクされた録音データもでてきて「議事録には記載がないけどこんな発言があったんだ」ということはよくあります。

これがOneNoteの便利さです。

では、同じことがEvernoteではできないのか？

というと一応できるのですがEvernoteには扱えるファイルのサイズが200MBという制限があり、すべてのファイルを管理することができません。

ちなみに200MBは有料版のEvernoteの話で、無料版ではわずか25MBのためこのような使い方は不可能です。

クラウド(インターネット)無しでも使えるか？

クラウド上、つまりインターネット上に仕事のデータをおくことを禁止している会社は多いです。

まあ、会社の情報管理では当然かもしれません。

このためにEvernote禁止の会社も多いです。

Evernoteは基本的にクラウドにデータを保存するからです。

ローカルに保存する運用もできなくはないのですが、Evernote起動時には必ずインターネット接続が必要です。

OneNoteであればデータをローカルにも社内サーバーにも保存できます。

社内サーバーに保存した場合、複数人の社員でOneNoteのデータベースを共有できます。

ただし、無料版のOneNoteはクラウド(OneDrive)にしかデータを保存できない制限があります。

超高速にペラ文書を作成し管理できる

Wordで1ページだけのペラの文書を作成することがよくありました。

主に社内向けの簡単な文書です。

過去の文書を再利用する場合がほとんどのため、一度作った文書は残しておきます。

そのため以前は、1ページだけのWordファイルが大量にあり、ファイル管理には悩まされていました。

それらをOneNoteで管理するようになってファイル管理からは解放されたのですが、慣れというものは恐ろしく今度はペラ文書のためにWordを起動するのが面倒に思えてきました。

それで始めたのがOneNoteでペラ文書を作ることです。

OneNoteは画像、図形、表をノートアプリとは思えない表現力で作成することができます。

さすがにWordにはかなわず複数ページの文書作成は無理ですが、ペラ文書の作成には充分です。

OneNoteで過去文書検索し、それを基に新しいペラ文書を完成させるまで数分という超高速業務が実現できています。

それに比べてEvernoteは、というと・・・

はい、Evernoteは純粋なノートアプリです。

いくら社内向けペラ文書でもEvernoteで作るのは無理でしょう。

マイクロソフトOfficeに含まれるか？

OneNoteはマイクロソフトOfficeアプリの1つです。

WordやExcelなどと同じ位置づけということです。

マイクロソフトOfficeはオフィス文書の事実上の標準であるため、仕事でも使うならEvernoteでなくOneNoteです。

会社のPCで勝手にEvernoteを使うとIT管理部門などから注意を受けるかもあるかもしれません。

しかし、会社のPCにインストールされているマイクロソフトOfficeの1つであるOneNoteではさすがにそんなことはないですよね。

EvernoteではなくOneNoteを選ぶ理由は実はこれが一番大きいのではないでしょうか。

例えば、会社でノートアプリの導入を考えた時、Evernoteはまず前述のクラウドへのデータ保存という点でひっかかります。

何らかの理由でそれをクリアしたとしても次に費用がかかる(前述の通り無料版は使い物になりません)点がひっかかります。

しかし、OneNoteならクラウドの問題が無い上、そもそもマイクロソフトOfficeに含まれているため追加費用が不要なのです。

会社ならマイクロソフトOfficeは当たり前のように導入されているからです。

個人の場合、クラウドの問題はないと思います。

むしろクラウドにデータをおいたほうが便利でしょう。

OneNoteとEvernoteの価格

単純に費用だけ見るとEvernoteはOneNoteの3分の1です。

単純にノートアプリだけあればいいならEvernoteのほうが安いです。

しかし、前述のようなノートアプリ以上に活用したい、またはWordやExcelも必要なら答えは明白です。

EVERNOTEプレミアムパック

EvernoteはOneNote同様、無料でも使うことができますが、すぐに問題になるのが以下です。

  • 2台までしか同期できない。
  • 1ノートのサイズが25MBまで。
  • 月間アップロード容量が60MBしかない。

これらの制限のためにノートにファイルを添付するのが難しいのです。

私は以前はファイルの保存にオンラインストレージを使っていたのですが、最近ではほとんどすべてOneNoteに添付して管理しています。

ファイルと一緒にファイルについてのメモ書きなども付けられるので、ファイルをすぐに見つけ出せるからです。

Evernoteでも以下の条件を満たせればファイル整理目的にも使えます。

  • プレミアム会員(有料)
  • 添付するファイルサイズが200MB以下
  • Evernoteにアップロードが総サイズが月に10GB以下

ちなみにプレミアム会員になるためには5,200円/年が必要と思ってる人が多いようですが、EVERNOTE プレミアムパックを使うと3,704円ですみます。

EVERNOTEプレミアムパックとは既存のEvernoteアカウントを1年間プレミアム会員にできる暗証番号が含まれたパッケージです。

しかし、たとえプレミアム会員であっても200MBを超えるファイルは添付できず、月のアップロード量上限もあるため、Evernoteでは大きなファイルを管理するのは難しいです。

OneNoteは単体販売されない

WordやExcelと違ってOneNoteは単体では販売されません。

正確にはOneNote 2013までは単体販売されていたのですが、OneNote 2016から単体販売されなくなりました。

Office 365 Solo

では、OneNoteが含まれるOffice製品はというと以下です。

お勧めは後述の理由により Office 365 Soloです。

上のEvernoteとOneNoteの比較表ではすべてOffice 365 Soloを基準にしています。

1TBのオンラインストレージ

OneNoteのファイルはオンラインストレージであるOneDriveに保存することもできます。

Office 365 SoloではこのOneDriveの容量が驚くことに1TBになります。

ちょっと前までオンラインストレージとは少ない容量をやりくりしながら使うか、追加料金を払って追加容量を買うものでした。

そしてオンラインストレージの提供している会社は追加容量に対する追加料金の安さを競っていました。

しかし、Office 365 Soloの登場によりその料金競争は終わったと言えます。

OneNote以外のOfficeアプリも使える

OneNoteだけでなく、ExcelやWordなどマイクロソフトOfficeのすべてのアプリを使うことができます。

しかもWindows版のOfficeアプリだけでなく、Mac版のOfficeアプリも使うことができます。

私のようにWindowsとMacの両方を使っている人には特にお勧めです。

新しいOneNoteが発売されても買い直す必要がない

Office 365 Soloでは常に最新版のOfficeアプリを使うことができます。

OneNoteも例外ではなく、新しいバージョンのOneNoteが発売されても買い直す必要がありません。