スケジュールはエクセルで管理するよりも・・・

スケジュール

チームで仕事をする際、絶対に必要なのがスケジュールの管理です。

スケジュールを作成し、チーム全員で共有しますよね。

スケジュールはパソコンで作成すると思いますが、どのソフトで作成しているでしょうか?

エクセル・・・、そう答える人が多いのではないでしょうか。

エクセルでのスケジュール作成

一口にスケジュールと言ってもいろいろな種類があります。

タイムテーブル

予定表、時間表といった日時と予定の表です。

タイムスケジュールなどとも呼ばれることもあります。

個人的なスケジュール管理などでよく使われています。

タイムテーブルはその名の通り「表」ですのでエクセルで作るのに向いています。

ガントチャート

ガントチャート

ガントチャートは多人数が関連する複雑なスケジュールを管理するためによく使われます。

上図のような横棒で作業の開始、終了、進捗を表します。

横棒を繋いでいる縦線は作業間の依存関係を表します。

例えば作業Aと作業Aが完了しないと始められない作業Bとの間には縦線があるわけです。

このガントチャートはエクセルでもよく作られています。

チャートの横棒は棒グラフのようにも見えますが、だからといってエクセルのグラフ機能で作るのは無理があり、エクセルを方眼紙のように使って「作図」されます。

「エクセル方眼紙」って言葉をご存知でしょうか? 本来、表計算ソフトであるはずのエクセル(Excel)の作表機能を方眼紙に見立て...

スケジュール管理が「作図」になっていた

私もエクセルでスケジュールを管理していた人間の一人です。

仕事のスケジュールはタイムテーブルではとても管理できないため、エクセルで懸命にガントチャートを作図していました。

しかも、同じスケジュールを異なる視点から見た資料を別々に作っていました。

  • プロジェクト全体のラフなガントチャート
  • 各作業を細分化したガントチャート
  • 顧客に見せるためのカレンダー形式のスケジュール
  • チームメンバに見せるための今日中に終了させる作業リスト
  • チームメンバに見せるための今週中に終了させる作業リスト
  • その他、諸々の視点から見たスケジュール

表計算機能やグラフ機能は活かされることなく、エクセルは単なる作図ソフトとなっていました。

それでも紙に手書きするは楽だから・・・、というのがエクセルを使っていた理由です。

スケジュールはイキモノ

たとえスケジュールの作図が大変でも、頑張って作り上げてそれがずっと使えればまだいいのです。

後は完成したスケジュールに進捗状況を書き込んでいくだけですから。

しかし、スケジュール管理とは「進捗状況を書き込む」ことではなく「スケジュールを調整する」ことです。

進捗が遅れているからといって頑張れ!もっと頑張れ!とやるだけで予定どおりになるわけがなく、関連する(ガントチャートの縦線で繋がった)作業や人員を調整する、つまりスケジュールを調整する必要があります。

そして調整したスケジュールはエクセルに反映して顧客やチームメンバーに周知します。

前述の同じスケジュールを様々な視点からみた資料をスケジュール調整の度に修正するわけです。

大変な手間ですが、それでも紙の資料を修正するよりは楽だから・・・、という理由でやはりエクセルを使っていました。

スケジュール管理をしているはずが、エクセルでの作図作業に工数を浪費している状況でした。

Officeのスケジュール管理アプリ

このようなエクセルでのスケジュール管理の問題を解決してくれた方法があります。

エクセルでなく、マイクロソフトOfficeアプリの1つ、マイクロソフトProjectを使うことです。

え、マイクロソフトOfficeにProjectなんてアプリあったっけ?と思われるかもしれません。

マイクロソフトOfficeにはProjectを含む以下のアプリがあります。

その中でもProjectはスケジュール管理(プロジェクト管理)のためのOfficeアプリです。

スケジュール管理に特化していること、どのOfficeスイート(Office 365やOffice 2016など、複数のアプリをセットにした製品)にも含まれないことが知名度が低い原因と思います。

スケジュールを「描く」のではなく「作る」アプリ

エクセルではスケジュールの開始や終了などを作図、つまり描き込みます。

開始日や終了日などはエクセルが計算するわけでなく、人間が考えて決めるわけです。

それに対してマイクロソフトProjectでは基本的に以下のようなデータからガントチャートやカレンダーなどが自動で作図されます。

  • マイルストーン
    • 納品日、打ち合わせ日等
  • 作業項目
  • 作業項目間の依存関係
    • 作業Aが完了しないと作業Bが始められない等
  • 各作業に必要なりリソース
    • 延べ人数
    • 必要な機材
  • リソースカレンダー
    • 各メンバーの出勤予定
    • 機材の使用予定
  • リソースコスト
    • 各メンバーの時給等
    • 機材の使用料金等

Projectでの作業はこのようなスケジュールに関連するデータを正確に定義することです。

エクセルのような作図作業は必要ありません。

ガントチャート、カレンダー、作業リストといったものは入力データからProjectが自動で作図してくれるためです。

絶大な導入効果

エクセルによる「スケジュールの作図」からProjectによる「スケジュールデータの定義」への移行は敷居が高く感じられかもしれません。

しかし、Projectへ移行することによる効果は絶大なものがあります。

考えてみれば当たり前の話かもしれません。

エクセルからProjectへ移行すればスケジュール管理者が作図に割いていた工数がゼロになり、より正確に状況を定義するようになるからです。